דוגמה לפרוטוקול פגישה

פרוטוקולי פגישה אינם רק גיליון בגידות של הנאמר בישיבת הצוות בשבוע שעבר. פרוטוקולים עשויים להיות מסמכים משפטיים רשמיים המייצגים את הפעולה הרשמית של דירקטוריון החברה או הנהגת גוף ממשלתי. מכיוון שפרוטוקולים הם הרשומה הרשמית של הפעילות העסקית והממשלתית, כדאי לפתח אותן בצורה יעילה. אם אתה כותב ידנית הערות על נייר, זה עשוי לעזור אם יש לך טופס מודפס מראש כדי שתוכל לשים מידע מתאים לאן שהוא הולך. אתה יכול גם ליצור טופס מחשב אם אתה מביא את המחשב הנייד או המחברת האלקטרונית שלך לשימוש במהלך הפגישה.

מידע על כותרת

הפרוטוקול כולל כותרת תאריך ומיקום הפגישה. הכותרת מתעדת מי נכח ומי היה חסר תירוץ, והיא בדרך כלל מזהה את מי ששימש כמנכ"ל הפגישה ומזכיר ההקלטה. פגישות שמתרחשות בו זמנית במספר מקומות - למשל באמצעות ועידת וידיאו - בדרך כלל מקליטות נוכחות על בסיס מיקום.

דוגמא:

פרוטוקול ישיבת דירקטוריון החברה A-1 ב- 4 במאי 2017 חדר הוועד המנהל, בניין המטה רוברט ג'ונסון, יו"ר וקייל מקגרגור, מזכיר הקלטות נוכחים: ר 'ג'ונסון, מ' פרז, ג'יי האטויאמה, פ. מייקלס, ס 'הות'ורן, מ' סמית ', ר' סנדבורן, ו 'קלארק

חומר היכרות

פרוטוקולים מתחילים בדרך כלל בשעה המדויקת שבה קבע המנחה את הישיבה לסדר. ברוב הישיבות, הסעיפים הראשונים על סדר היום כוללים הקדמות, דברי הנשיא ואישור פרוטוקול הישיבה הקודמת. לתפוס את הנקודות העיקריות המוצעות במהלך דבריו של הקצין המנחה. אם החברים הציעו תיקונים כלשהם לפרוטוקול הישיבה הקודמת, רשום את השינויים במדויק.

דוגמא:

מר ג'ונסון הזמין את הפגישה בשעה 14:46 לאחר היכרות בלתי פורמלית, ג'ונסון הודיע ​​כי חתולו הביא לעולם לעולם שישה חתלתולים. בהצעתה של גב 'הות'ורן, פרוטוקול הפגישה ביולי אומץ בהסכמה פה אחד, למעט שהמילה' משאית 'בסעיף 15 מוכתמת ומוחלפת במילה' טרקטור למחצה '.

סדר יום ההסכמה

אף על פי שלכל ישיבה יש מבנה שונה, פגישות רשמיות - במיוחד עבור קבוצות ממשלתיות - מתחילות בדרך כלל ב"אג'נדת הסכמה ", שהיא מעט יותר מסדרת דוחות והצהרות שאינן מצריכות הצבעה. סדר יום ההסכמה כולל לעיתים קרובות התכתבויות, דוחות מוועדות וחומר מידע אחר בלבד.

רשום את הנקודות העיקריות עבור כל פריט שנדון במהלך סדר היום של ההסכמה, תוך זיהוי נושא השיחה וכל הערה מרכזית שמציעים החברים במהלך דיון פתוח.

דוגמא:

גברת סמית 'הקריאה לרשומה מכתב של חברת ייצור XYZ מיום 4. בנובמבר. המכתב שיבח את מקצועיותה של אגף התחבורה בזירוז אספקת מוצרים בולטת. מר פרס, מטעם חטיבת התחבורה, אמר כי XYZ עשתה עבודה מצוינת במתן הוראות מסלול מפורטות.

סדר יום עסקי

סדר היום העסקי הוא המקום בו הפעולה נמצאת - החלק של הפגישה בו החברים מתדיינים ומצביעים על סעיפי פעולה שונים. לפרוטוקולים רשמיים, על המזכיר לתמלל את ההצעה בפועל עליה מצביעים ואת סיכום ההצבעה בפועל, כולל מי הצביע בעד ונגד השאלה. בדרך כלל, המזכירה תופס גם סיכום של הדיון, כולל הנקודות העיקריות שהעלה כל חבר שנשא דברים.

מבחינה טכנית, אין דבר כזה הצבעה "להימנע". הימנעות פירושה לא להצביע כלל. אנשים שרוצים לתעד שהם לא בעד ולא מתנגדים לעניין צריכים להצביע במקום זאת "נוכח".

דוגמא:

ג'ונסון פתח בדיון בחשבונית של ABC Widgets תמורת 21,434.87 דולר. גב 'האטויאמה אמרה כי החשבונית אושרה בוועדת הכספים בשבוע שעבר. מר מייקלס אמר שהוא תומך בעבודה השוטפת עם ABC Widgets. Hatoyama עבר לאשר את החשבונית מ- ABC Widgets, Inc., תמורת 21,434.87 דולר. גב סנדבורן פיטרה. תנועה נמשכה 4-2, כשהטויאמה, סנדבורן, מייקלס וסמית 'בעד ופרז וקלארק התנגדו.

חומרי סיום

רוב הדקות בדרך כלל מסתיימות עם הזמן בו הופסקה הפגישה. פרוטוקולים נחתמים על ידי קצין המנכ"ל ומזכיר ההקלטה, אם כי אם המזכיר הוא חבר מצביע בקבוצה, אז לעתים קרובות די בחתימת המזכירה בלבד.

דוגמא:

ג'ונסון דחה את הפגישה בשעה 19:14. הפגישה הבאה נקבעה ל -5 באוגוסט בשעה 15:00 בחדר הוועד המנהל.

חתום, רוברט ג'ונסון, היו"ר קייל מקגרגור, מזכיר הקלטות