התכונות של מערכת ניהול מידע

מערכת ניהול מידע אוספת ומנהלת נתונים המאוחסנים במגוון פורמטים ומנגישה אותם לאנשים הזקוקים להם. לעיתים קרובות, עסק קטן צריך רק לנהל מסמכים וגיליונות אלקטרוניים של משרד ולהפוך אותם לרשות העובדים. אחרים עשויים להזדקק לאסוף ולנהל מידע מפורט על נתוני הלקוחות. מערכות ניהול מידע אחרות נוספות מנגישות נתונים לארגונים גדולים או אפילו לציבור הרחב באמצעות אתר אינטרנט.

לא משנה של דרישות ארגון, מערכת ניהול מידע טובה צריכה להיות מסוגל לאסוף ולאחסן ו לנהל נתוני i n הפורמטים שאתם דורשים ואת לספק מידע כנדרש על פלטפורמות מתאימות לאנשים הזקוקים לכך.

הבנת מערכות ניהול מידע

במקום חבילת תוכנה אחת, חשוב על מערכת ניהול מידע כעל מערכת חוקים שקבעה החברה שלך כדי לקבוע כיצד עובדים אוספים, מאחסנים וגישה למידע. אם העסק שלך משתמש כיום במוצרים רבים ושונים שאינם מתקשרים זה עם זה, ייתכן שתזדקק לסיוע של מומחה, כמו משווק בעל ערך מוסף, כדי לשלב את הנתונים שלך לפני שתוכל להקים מערכת ניהול מידע.

יש לאסוף ולשמור מידע

לרוב החברות יש מידע במגוון פורמטים שונים המאוחסנים ביותר ממקום אחד. חלק מהקבצים עשויים להיות מאוחסנים בשרת של החברה, בעוד שאחרים מאוחסנים באופן מקומי על מחשבים שולחניים וניידים, בעוד אחרים מאוחסנים בענן, עם שירותים כמו Google Drive או Microsoft OneDrive. כלים מיוחדים, כמו תוכנת ניהול קשרי לקוחות (CRM) או תוכנת ניהול מלאי עשויים לשמור על מידע בלתי תלוי במערכות אחרות אלה.

מערכת ניהול מידע מרכזת את המידע כך שהוא אינו משוכפל במקומות שונים או בפורמטים שונים, מה שלרוב מוביל לכך שגרסאות מעט מגוונות של מסמכים נגישות לאנשים שונים בתקופות שונות.

דוגמה : אם יש לך תוכנת CRM, יש לאחסן שם את כל פרטי הלקוח ולא לשכפל אותם במקומות אחרים. מסמכים וגיליונות אלקטרוניים צריכים להיות בשרת החברה או בפתרון ענן, שם הם נגישים לכולם, מגובים ומאובטחים.

המידע חייב להיות ניתן לניהול

למנהלים צריכה להיות גישה לכל מידע החברה הנדרש על ידי המחלקות שלהם. הם אמורים להיות מסוגלים לאשר או לשלול שינויים במסמכים הנוכחיים וכן ביצירת מסמכים חדשים. יש לגבות נתונים כך שאם קובץ נמחק או נפגע, ניתן לשחזר אותו. יש להגביל את הגישה לנתונים כך שרק מי שזקוק לכך יוכל להשתמש בה.

דוגמא: אם עובד מבצע שינוי במכתב סטנדרטי שנשלח ללקוחות, המנהל מסוגל לבדוק ולאשר את השינוי, או להחזיר את המסמך לגרסה קודמת. זוהי תכונה סטנדרטית במערכות כמו Google Drive, OneDrive ו- Microsoft SharePoint, בה בעלי המסמכים מסוגלים לאשר או להכחיש שינויים כמו גם להגביל את יכולות העריכה ואת היכולת לגשת למידע לאנשים ספציפיים.

מידע חייב להיות נגיש

עבור חלק מהעסקים הקטנים, המידע הנדרש רק במחשבי החברה הוא כל מה שנדרש. אך כיום, יותר ויותר עסקים דורשים מידע כדי להיות נגיש מחוץ לאתר, כמו גם בטאבלטים ובסמארטפונים. ניתן להשיג זאת באמצעות הנגשת המידע באמצעות שרת אינטרנט מאובטח, ובמקרים רבים באמצעות אפליקציה לנייד.

דוגמה: באמצעות Microsoft Sharepoint תוכלו להקים אתר פורטל חברה המשמש רק עובדים. מנהלים יכולים להגדיר תהליכי עבודה לפרויקטים כדי להבטיח שכולם תורמים בעת הצורך. מנהלים יכולים גם לקבוע דרישות אישור לדפים המתפרסמים בפורטל החברה ולהגדיר הרשאות לעובדים או קבוצות ספציפיים כדי להבטיח שהשינויים יבוצעו רק על ידי אנשים המוסמכים לכך. כל אחד יכול לגשת למידע דרך דפדפן אינטרנט או דרך אפליקציית SharePoint בטאבלטים ובסמארטפונים שלהם.