ההבדל בין חשבונית לקבלה

במהלך מכירת סחורות או שירותים, רוכש ומוכר מתקשרים בהסכם לביצוע עסק והשלמת עסקה פיננסית. ההסכם יכול להיות בעל פה או כתוב, ותנאי העסקה יירשמו או יתועדו עם חשבונית וקבלה. חשבוניות וקבלות הן מסמכי מקור לחשבונאות; חשבונית נקראת גם שטר. חשבוניות וקבלות משמשות בחשבונאות לרישום עסקאות מכירה ולחשב בקשות וקבלות לתשלום.

חשבוניות המסופקות על ידי מוכר

חשבונית היא שטר, או בקשה לתשלום, בגין מכירה. הוא מפרט סחורות או שירותים שמספק המוכר ללקוח, יחד עם מחירים, זיכויים, הנחות, מיסים ותשלום כולל. הוא עשוי לכלול גם פרטי אשראי, מספר חשבונית, שם איש מכירות וכל תוכניות מכירה מיוחדות.

לדוגמא, חשבוניות רבות מאפשרות לקונה 30 יום לשלם ומציעות הנחה בתשלום בעשרת הימים הראשונים ממועד החשבונית. חשבונית כוללת פרטי קשר עסקיים עבור המוכר, כולל שם העסק, כתובת, מספר טלפון, מספר פקס וכתובת אינטרנט. הוא כולל גם פרטי קשר עבור הקונה ותאריך עסקת המכירה. אין לבלבל חשבוניות עם הזמנות רכש, שהן בקשות בכתב של קונים למוכרים המאשרים משלוח או מסירת סחורות בהסכם תשלום.

קבלות להוכחה שהתשלום בוצע

קבלה היא תיעוד שהתשלום בוצע כדי לסיים מכירה. זה משמש הוכחה לבעלות ברוב המקרים. הוא מפרט מוצרים או שירותים, מחירים, זיכויים, הנחה, מיסים, הסכום הכולל ששולם ואמצעי התשלום. הקבלות כוללות בדרך כלל מידע על קונים ומוכרים, בפורמטים שונים ובדרגות שונות.

לדוגמא, ברכישות נקודת מכירה, כמו קניית דלק לרכב בתחנת דלק, יש פרטי יצירת קשר של המוכר אך מידע מוגבל על הקונה מוגבל. קבלה היא הוכחת התשלום של הקונה.

מנפיקים ומקבלים

חשבוניות וקבלות נוצרות על ידי מוכרים, סוחרים וספקים ומונפקים לרוכשים, לקוחות או לקוחות. מחלקות הנהלת חשבונות, צוות מכירות וצוות שירות לקוחות עשויים להוציא חשבוניות ללקוחות. משרדי רופאים ורופאי שיניים מוציאים חשבוניות לחולים בגין שירותים שניתנו. מלצר או מלצרית מוציאים חשבונות, הנקראים שטר או צ'ק, לסועדים במסעדות על האוכל שהם מזמינים.

מקבלי קבלות הם בדרך כלל לקוחות אך הם עשויים להיות רואי חשבון או מנהלי חשבונות, וכן צדדים שלישיים המקבלים קבלות כהוכחה לתשלום הלקוח בגין הליכים כספיים.

שימושים בחשבוניות וקבלות

חשבוניות משמשות לבקשת תשלום מרוכשים, מעקב אחר מכירות, עזרה בבקרת מלאי והקלת אספקת סחורות ושירותים. חשבוניות משמשות גם למעקב אחר הכנסות עתידיות צפויות ולניהול קשרי לקוחות על ידי הצעת אפשרויות תשלום נוחות, כגון פרקי זמן ממושכים לתשלום או הנחות לתשלום מוקדם או תשלום במזומן.

קבלות משמשות קונים או לקוחות כדי להוכיח ששילמו עבור פריט, במיוחד במצבי תמורה שבהם טובין פגומים או פגומים.