ההבדל בין דרישה להזמנת רכש

לשכנע את העובדים שלך למלא ניירת נוספת כאשר הם זקוקים לחומרים או אספקה ​​יכול להיות קשה, אך הצבת מערכת רכש מסייעת לשלוט בעלויות ויוצרת מסלול נייר כשאתה מנסה לבחון את חשבונותיך הכספיים. דרישות רכש והזמנות רכש הן מסמכים מרכזיים בתהליך רכישת פריטים שהעסק שלך צריך לתפעול, תוך סטנדרטיזציה של תהליך ההזמנה באופן פנימי וחיצוני.

עֵצָה

דרישת רכישה היא טופס שמחלקה פנימית של החברה שלך, כמו למשל חדר דואר, מגישה למחלקת הרכישה של החברה שלך ומפרטת פריטים שהיא רוצה שמחלקת הרכישה תזמין מספק חיצוני. לאחר שמחלקת הרכישה של עסק אישרה את דרישת הרכישה, היא מוציאה הזמנת רכש לספק החיצוני של הסחורה המבוקשת, ויוזמת את עסקת המכירה.

הגשת בקשת רכישה

דרישת רכישה היא טופס שמחלקה פנימית של החברה שלך, כמו למשל חדר דואר, מגישה למחלקת הרכישה של החברה שלך ומפרטת פריטים שהיא רוצה שמחלקת הרכישה תזמין מספק חיצוני. למרות שטפסים בודדים משתנים לפי עסק, דרישות רכישה דורשות בדרך כלל מידע ספציפי, כולל שם המחלקה המבקשת את הפריטים, המספר המדויק של הפריטים המבוקשים, תיאור כללי של הפריטים, השם החוקי של הספק החיצוני הרגיל והמחיר הצפוי. של הרכישה. מחלקת הרכישה מאושרת או נדחית דרישת רכישה.

מתי נדרשות דרישות?

ברכישות קטנות, לרוב מדובר בהליך סטנדרטי עבור מחלקות פנימיות לקנות פריטים ישירות מקמעונאים באמצעות כרטיס אשראי של החברה ולדלג לחלוטין על תהליך דרישת המחלקה לרכישה. בדרך כלל עסקים דורשים דרישת רכישה כאשר רכישה מוצעת עולה על סכום מסוים. לדוגמא, אוניברסיטת טאפטס דורשת הזמנת דרישה לרוב הרכישות העולות על 2,000 דולר. עסקים אחרים דורשים הזמנות דרישה לרכישות קטנות בהרבה

הוצאת הזמנות רכש

לאחר שמחלקת הרכישה של עסק אישרה את דרישת הרכישה, היא מוציאה הזמנת רכש לספק החיצוני של הסחורה המבוקשת, ויוזמת את עסקת המכירה. הזמנות רכש צריכות לכלול מידע מסוים, כגון שם משרד הרכישה, הפריטים הנרכשים, כתובת הספינה למשלוח, תנאי התשלום, הוראות החשבונית ומספר הזמנת הרכש. בכדי לסייע בשמירת רשומות, בדרך כלל הזמנות הרכש כוללות את אותו המספר כמו דרישת הרכישה המשויכת. לאחר שהספק החיצוני מקבל את הזמנת הרכש, הוא הופך לחוזה מחייב הן על הקונה והן על המוכר.

הזמנות רכש לעסקאות פנימיות

דרישת רכישה היא מסמך פנימי שנשלח ממחלקה אחת למחלקה אחרת המבקש מהחברה לקנות פריטים מספק חיצוני. בדרך כלל, הזמנת רכש היא מסמך חיצוני המגיע לצד חיצוני כחלק מעסקת מכירה. עם זאת, ניתן להשתמש בו גם באופן פנימי. לפעמים מחלקה אחת של עסק מעוניינת לרכוש ציוד או חומרים ממחלקה אחרת; במקרים כאלה, עסקים רבים דורשים ממחלקת הרכש להגיש הזמנת רכש בין מחלקות.

הזמנות רכש בין מחלקות יכולות להועיל למשרד הפיננסי או הנהלת החשבונות בעסקים גדולים שבהם למחלקות יש תקציבי תפעול נפרדים.