5 סוגי מסמכים עסקיים

חברה משתמשת במסמכים כדי לתקשר, לבצע עסק ולנתח את התפוקה שלה. מסמכים עסקיים נעים בין הודעות דואר אלקטרוני קצרות להסכמים משפטיים מורכבים. חלק מהמסמכים נערכים על ידי עובדים ובעלי עסקים, בעוד שאחרים מנוסחים על ידי אנשי מקצוע מחוץ לחברה, כגון רואי חשבון ועורכי דין. מכיוון שמסמכים מספקים הוכחה להתנהלות של ארגון וניתן יהיה להתייחס אליהם לשנים הבאות, חשוב שהם יהיו כתובים היטב.

דוא"ל ותזכירים

עמיתים לעבודה בדרך כלל משתמשים בדוא"ל כדי להעביר מידע זה לזה. לפני שהאימייל נפוץ, שימשו תזכירים להודעות פנים-משרדיות. תזכירים עדיין משמשים במצבים בהם הודעה נועדה ללוות קובץ ספציפי ובמקרים הדורשים פרטיות רבה יותר מאשר אימייל.

גם תזכיר וגם אימייל מזהים את השולח והנמען ומכילים שורת נושא. הטקסט מעוצב בפסקה אחת או יותר.

מכתבים עסקיים לתקשורת חיצונית

מכתבים עסקיים משמשים לתקשורת עם אנשים מחוץ למשרד. המקבילים עשויים לכלול לקוחות, עמיתים בעסקים אחרים, נותני שירותים, אנשי מקצוע המייעצים לעסק, פקידי ממשלה ומועמדים לעבודה. מכתב עסקי מעוצב בדרך כלל בסגנון בלוק, בו כל רכיבי המכתב, למעט נייר המכתבים, מיושרים לשוליים השמאלים.

ניתן לשלוח אותו בדוא"ל או להעביר בדואר. אם נשלח מכתב בטקסט של הודעת דוא"ל, השולח כולל את שמו, שם תפקידו ופרטי יצירת הקשר שלו בתחתית הדוא"ל.

דוחות עסקיים להעברת מידע

דוחות עסקיים מעבירים מידע בפורמט רשמי יותר ובדרך כלל ארוך יותר מאשר אות. הדוחות מכסים מגוון נושאים, כגון תאימות לבטיחות, נתוני מכירות, נתונים פיננסיים, מחקרי כדאיות ותוכניות שיווק. הם עשויים לכלול סטטיסטיקה, תרשימים, גרפים, תמונות, מקרי מבחן ותוצאות סקר. כמה דוחות מתפרסמים לרווחת המשקיעים. אם דוח הוא תקופתי, כגון דוח מכירות חודשי, נעשה שימוש בתבנית לנוחיותך ולאפשר השוואה לדוחות קודמים.

מסמכים עסקיים לניהול עסקים עם לקוחות

חברה משתמשת במסמכים כדי לבצע עסק עם לקוחותיה. כדי לחסוך זמן, ניתן לעצב מסמכים אלה כטופס, כגון טופס הזמנה, דף העברה, חשבונית או קבלה. סוגי המסמכים העסקיים שמשתמשים בהם משתנים מעט לפי אופי העסק. סוכן ביטוח, למשל, מייצר בקשות ופוליסות ביטוח, בעוד המלווה משתמש בבקשות הלוואות ובמסמכי משכנתא.

בתחומים מסוימים עסקים מתקשרים בהסכמים וחוזים עם אחרים; מסמכים אלה עשויים להיות מנוסחים על ידי עורך הדין של החברה.

מסמכים פיננסיים לניהול העסק

עסק משתמש במסמכים פיננסיים כדי להישאר במסגרת התקציב שלו, להכין הצעות תקציב ולהגיש החזרי מס. מסמכים אלה כוללים רישומי קבלות, דוחות שכר, חשבונות בתשלום, דוחות בנק, דוחות הכנסה, מאזנים וטפסי דיווח מס. מסמכים אלה עשויים להיות מוכנים על ידי רואה חשבון החברה.

בעל עסק משתמש במסמכים אלה כדי לקבוע את ההצלחה הכספית של החברה ולזהות תחומים שאינם יצרניים. ראש מחלקה עשוי להשתמש במסמכים פיננסיים להכנת הצעת תקציב.